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Archives

  • Jetsam Team
  • November 15, 2021

Erneuerung der Telekommunikationsinfrastruktur einer Großbehörde

Anforderung: Der/die Kund*in wollte sich die zahlreichen Vorteile der VoiP-Telefonie zu Nutze machen, die u.a. wären: intuitive Bedienung, Flexibilität / Mobilität durch globale Nutzbarkeit, höhere und klarere Sprachqualität sowie eine einfache Selbstbedienung. Dadurch wollten sie die modernste Form der Telekommunikation nutzen, interne Arbeitsprozesse optimieren und daneben noch Kosten sparen.

Maßnahme: Erneuerung der Telekommunikationsinfrastruktur durch die Implementierung einer neuen Telefonanlage von Avaya

Umsetzung: Um all diese Anforderungen zu erfüllen, wurde die vorhandene alte Telefonanlage durch eine moderne, neue ersetzt. Dadurch sollte nicht nur die interne sondern auch die externe Kommunikation optimiert werden.

Die Lösung bestand, wie in anderen Fällen, aus einer vorausgehenden von unserem Partner Avaya selbst ausgeführten Bedarfsanalyse, im Rahmen derer die Bedürfnisse und Forderungen des Kunden ermittelt wurden, woraus dann ein Konzept erstellt und umgesetzt wurde. Dabei hat sich der Kunde konkret für eine Lösung entschieden, die den Vorteil bietet, alles von einem Ort managen zu können.

Als Grundlage für alle weiteren Installationen wurden dann das System, die zentralen Server und die Server der Dienststellen aufgebaut und getestet.

Die nächsten Schritte umfassten dann den Einbau eines sog. Media-Gateways – welches für die Konversion von Daten von einem Netzwerk für ein anderes zuständig und je nach Dienststelle entweder G450 oder G430 war – , das an den Standort gebracht und dort in die neu geschaffene Struktur eingebunden wurde.

An das neue Hauptsystem angebunden und integriert konnte dann nach einer kurzweiligen Gleichzeitigkeit alter und neuer Geräte auch schon die Transition zu neuen Telefonen erfolgen. Entschieden hat sich der Kunde dabei schließlich aus den von Avaya zur Auswahl gestellten Optionen für die Modelle aus der Reihe der J169 IP-Telefone. Ebenso wurde in diesem Zuge die Vermittlung umgestellt und aktualisiert. Ergänzend wurden dann noch die neuen Telefonnummern importiert.

Den Abschluss des Prozesses stellten die Migration sowie abschließende Test-Calls dar. Auch der Server wurde von uns weiterhin gepflegt. „Betreuung von Anfang bis Ende“: Gemäß unserem Motto haben wir den/die Kund*in als Help-Desk (Anlaufstelle bei Problemen und Fragen) unterstützt und damit, etwa durch die Erstellung und Weiterleitung von Tickets als Schnittstelle zwischen ihm und den jeweiligen zuständigen Spezialisten fungiert.

Ergebnis: Der/die Kund*in verfügt jetzt über ein zentralisiertes Telefonsystem mit drei Rückfallebenen an insgesamt 500-600 Standorten in Nieder-, Oberbayern sowie der Landeshauptstadt München. Neben der Vereinfachung und erhöhter Effizienz durch Modernisierung ist die Kommunikation jetzt sicherer und die Erreichbarkeit insgesamt deutlich besser.

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich unverbindlich beraten! JETZT KONTAKTIEREN

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  • Jetsam Team
  • November 1, 2021

Verbesserung unserer internen Kommunikationsinfrastruktur für mehr Flexibilität

Kurzbeschreibung: Die Ansprüche an moderne Kommunikation übersteigen die analoge Telefonie bei Weitem. IP-Telefonie löst dieses Problem, denn sie ist zukunftsweisend, kostengünstiger, birgt eine Reihe an Nutzungsmöglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung von Kommunikationsprozessen und bietet dadurch unvergleichbare Flexibilität.

Anforderung:

  • Wir wollten von den sogenannten proprietären Telefonen auf den neuesten, offenen Standard wechseln
  • dadurch die Vorteile von UC und IP-Telefonie nutzen, um unsere Kommunikationsstruktur zu modernisieren, mit dem Ziel der Verbesserung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen
  • Kosten durch Einsparung von Hardware sowie Strom zu senken
  • und dadurch schließlich flexibler sein zu können.

Umsetzung: IP-Telefonie und UC: Bei der IP-Telefonie werden Daten digital über die Internetverbindung im Netzwerk übertragen. Hierzu eignete sich unsere neue Glasfaserverbindung perfekt.

  • Die Vorteile von IP-Telefonie sind:
    • Erhöhte Konfigurierbarkeit
    • Intuitive Bedienung
    • Flexibilität / Mobilität durch globale Nutzbarkeit
    • Höhere, klarere Sprachqualität
    • Einfache Selbstbedienung

Dank POE (Power-over-Ethernet) brauchen wir anstatt eines Stromkabels nur noch ein LAN-Kabel, wodurch Platz und Energie sowie Installationskosten eingespart werden.

Jetzt können wir über Hard- oder Software kommunizieren, einerseits über die neuesten Telefonmodelle (J159/J179 IP PHONE, AV VANTAGE K155/K175, DECT HANDSET D160) von Avaya, und andererseits über das Softphone IX-Workplace – überall, jederzeit und unter Verwendung eines beliebigen Gerätes. Durch die Einbindung anderer Anwendungen werden Prozesse wie Kalendersynchronisierungen oder Anrufumleitungen automatisiert.

Darüber hinaus kam auch noch das CU360 Video-Konferenzsystem dazu, das über eine Telefonspinne, ein zusätzliches Mikrofon und ein Touch-Panel zur externen Steuerung ergänzt wurde, über welches wir jetzt auch Kommunikationsplattformen wie z.B. MS Teams nutzen können.

Alles in allem haben wir dank unserer neuen Telefone erreicht:

  • Flexibilität hinsichtlich Ort und Zeit
  • Nutzungsmöglichkeiten von Konferenzplanungen, Kalendersynchronisierungen bis zur Raumplanung
  • Automatisierung von Prozessen und dadurch Entlastung der Mitarbeiter*innen
  • Persönlichere Telekommunikation
  • Kosteneinsparungen durch Verzicht auf Strom und Hardware

Ergebnis: Wir sind auf dem neuesten Stand der Kommunikationstechnologie, indem wir die zahlreichen Vorteile von UC genießen, die die Verständigung einfacher, persönlicher, individueller, leichter planbar und dadurch übersichtlicher macht. Dadurch sind wir also viel flexibler hinsichtlich Ort und Zeit – auch dank der kleineren benötigten Menge an Hardware. Die Notwendigkeit lediglich eines einzigen Kabels spart uns Kosten und Kabelsalat. Überdies haben wir ab jetzt alle Medien an einem Ort und können die breite Palette an Nutzungsmöglichkeiten austesten – von Konferenzplanungen über Raumbuchungssysteme bis hin zur Vermittlung.

 

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  • Jetsam Team
  • Dezember 18, 2019

Jetty – die virtuelle Assistentin unserer Personalabteilung

Ziel: Entlastung der Personalabteilung und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Automatisierung der internen Kommunikation

Anforderung: Wir suchten nach einer Lösung, die

  • wiederkehrende Anfragen, Problemstellungen sowie Anfragen an die Personalabteilung schnell und unkompliziert abwickelt und somit das Personal entlasten bzw. schneller ans Ziel führen würde
  • neue Mitarbeiter*innen – gerade in Zeiten von Corona – einfach und übersichtlich in ihre Tätigkeiten unseres Unternehmen einführt und ihnen somit einen möglichst angenehmen Einstieg gewährleistet

Umsetzung:  Die Antwort zur optimalen Lösung lag für uns in der Digitalisierung durch virtuelle Assistenz. Sie bietet eine Vielfalt an Vorteilen: gutes und ansprechendes Aussehen samt natürlicher Sprache, 24/7 Verfügbarkeit, Lern- und Anpassungsfähigkeit und Übersichtlichkeit. Unsere „Jetty“ liefert schnell und überschaubar Information zu Themen wie „Abwesenheit beantragen“ über „Online-Meeting“ bis hin zur „Zeiterfassung“.

Maßnahme: Datensammlung, Anlage der Wissensdatenbank, Integration in unsere IT-Umgebung

Ergebnis:

  • Die Anfragen in der Personalabteilung und die Suche nach Informationen konnten um 70 % reduziert werden.
  • Der Onboarding-Prozess im Unternehmen konnte deutlich verbessert werden.
  • Die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter*innen konnte gesteigert werden.
https://jetsam-services.de/wp-content/uploads/2019/12/Jetty-Demo-1.mp4
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  • Jetsam Team
  • August 14, 2015

Yoko – erste Hilfe bei Fragen rund um Toshiba-Geräte

Ziel: Automatisierung und Optimierung des Kundenservice zur Senkung des Supportaufwands und der Supportkosten

Maßnahme: Integration eines mehrsprachigen, virtuellen Assistenten auf der Toshiba-Support-Website als erste Anlaufstelle für den Helpdesk

Kurzbeschreibung: Yoko hilft den Kund*innen von Toshiba das vorliegende Problem zu lokalisieren und macht Vorschläge, mithilfe derer innerhalb von Sekunden Lösungen gefunden werden können – so kann der Spaß weitergehen!

Anforderung:

  • Optimierung der Nutzer*innenerfahrung durch schnellere und effizientere Abwicklung von Anfragen
  • Vonseiten des Unternehmens bestand der Wunsch nach Digitalisierung und Automatisierung großer Anfragemengen, um dadurch Kundencenter zu entlasten und auf lange Sicht Kosten zu reduzieren

Umsetzung: Agil, modern, effizient – die entsprechend dem Unternehmensdesign personalisierte Assistentin war als erste Anlaufstelle 24/7 in 31 Ländern verfügbar und bediente 12 Sprachen, wodurch eventuelle Reparaturanfragen orts- und zeitnah abgewickelt werden konnten. Das Geheimnis schnellerer Abwicklung von Anfragen lag dabei im Self-Service: Kund*innen waren imstande Probleme unkompliziert selbst zu lösen, was Zeit sparte und viel weniger Reparaturen nötig machte.

Unsere Aufgaben dabei waren:

  • Implementierung / Integration
  • Pflege der Wissendatenbanken: Erstellung der Inhalte / Sequenzen, Verlinkung mit anderen Webseiten und Troubleshooting
  • Übersetzung: Erstellung der “European Yoko” (von Land zu Land variierende Produkte und Aktionen) und Einpflegen auf jeweiligen Webseiten
  • Technischer  Support: Ticketsupport  durch Anbindung an Call Center und Toshibas Reparaturdatenbanken, Angaben für Reparaturdienstleister, und dadurch Verbindung mit Servicefällen

Ergebnis:

  • Die Kundenzufriedenheit wurde deutlich gesteigert.
  • Die Notwendigkeit Reparaturen konnte stark reduziert werden.
  • Kundencenter konnten insgesamt bis zu 70 % weniger Anrufe verzeichnen, wodurch Mitarbeiter entlastet wurden und das Unternehmen eine immense Kostenersparnis um mindestens 15 % erzielen konnte.

 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns und lassen Sie sich unverbindlich beraten! JETZT KONTAKTIEREN

 

 

https://jetsam-services.de/wp-content/uploads/2015/08/Toshiba-Yoko-DE.mp4

 

Organisiert von Sensduclient.com und dem MOI Master der Paris 10 University, wurde Yoko 2015 als bestes CRM-System ausgezeichnet.

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